Di banyak perusahaan, rapat sering jadi sarana untuk berbagi informasi, membahas proyek, atau pengambilan keputusan. Bahkan dalam banyak kasus, berbagai inovasi yang dapat membantu meningkatkan produktivitas, muncul ketika rapat berlangsung.
Namun sayangnya, seringkali banyak peserta rapat yang terlalu fokus pada mencatat detail kecil, hingga akhirnya kreativitas dan ide-ide penting tersita. Mereka sulit menemukan dan menyampaikan ide-ide besar yang dimilikinya.
Nah agar tim fokus ke ide selama rapat, ada beberapa solusi yang bisa dilakukan, beberapa diantaranya adalah:
- Tetapkan Tujuan dan Agenda yang Jelas Sebelum Rapat
Salah satu kesalahan utama adalah memulai rapat tanpa gambaran jelas tentang apa yang ingin dicapai. Maka dari itu, sebelum rapat pastikan Anda sudah menentukan tujuan rapat, apakah untuk brainstorming, memutuskan sesuatu atau mencari solusi.
Siapkan agenda dengan poin-poin diskusi dan alokasi waktu untuk tiap topik, kemudian kirim pesan agenda ini ke peserta rapat, minimal sehari sebelumnya, agar semua punya waktu untuk mempersiapkan ide mereka.
Dengan cara ini, tujuan rapat yang lebih spesifik bisa didapatkan, sehingga dapat membantu meningkatkan produktivitas, fokus peserta dan membantu rapat berjalan lebih tertib, sesuai dengan yang direncanakan.
- Batasi Jumlah Peserta dan Penugasan Peran
Semakin banyak orang hadir, semakin besar kemungkinan rapat melebar dan banyak waktu terbuang untuk hal-hal yang tidak relevan. Untuk menghindari ini, sebaiknya undang hanya mereka yang berkontribusi langsung ke topik.
Kemudian tetapkan peran peserta rapat sesuai dengan tugas dan keahliannya masing-masing, seperti fasilitator atau moderator, pemegang waktu (timekeeper), dan pengambil keputusan.
Baca juga: Catat Minutes of Meeting (MoM) Dengan Meeting Assistant
Jika ada peserta rapat yang tidak perlu membuat catatan karena pekerjaan tersebut bisa ditangani oleh sistem, alat bantu atau karena ada tim khusus yang bertugas untuk menanganinya, maka fokuskan mereka hanya untuk ide dan masukan.
- Gunakan Teknologi untuk Merekam, Mengelola Ide, dan Follow-Up
Daripada peserta sibuk mencatat semua detail, lebih baik gunakan alat bantu yang memudahkan untuk mencatat hasil rapat, seperti meeting recording dan audio/video conferencing tools berkualitas agar diskusi bisa direkam.
Agar lebih maksimal, Anda juga bisa menggunakan platform kolaborasi digital. Dengan cara ini, Anda juga bisa menghasilkan transkripsi otomatis atau summarization (ringkasan otomatis) untuk menghasilkan catatan inti setelah rapat.
Salah satu inovasi yang saat ini sudah hadir adalah produk pendukung meeting yang berteknologi AI, yang secara otomatis membuat ringkasan dan membantu mengelola hasil diskusi tanpa harus seluruh peserta sibuk mencatat.
- Dorong Partisipasi Aktif dan Pemikiran Kreatif
Rapat yang produktif adalah rapat di mana peserta bukan hanya mendengarkan, tetapi aktif memberi kontribusi ide. Maka dari itu, mulailah rapat dengan ice breaking singkat atau pertanyaan pembuka yang memancing kreativitas atau diskusi.
Terapkan juga sesi brainstorming dalam struktur tertentu, misalnya 30 menit boleh diutarakan ide apapun tanpa kritik. Setelah itu, Anda bisa diskusi untuk memilih ide potensial yang bisa membantu meningkatkan produktivitas perusahaan.
Anda juga bisa menggunakan teknik visual seperti papan ide digital atau whiteboard supaya ide muncul lebih spontan dan bisa dilihat atau disempurnakan bersama, sehingga tercipta kolaborasi yang sehat dalam tim.
- Akhiri dengan Tindakan yang Jelas dan Umpan Balik
Akhir rapat sering kali menjadi bagian yang diabaikan. Padahal dalam sebuah kegiatan, sesi akhir ini sangat menentukan apakah ide-ide yang muncul akan ditindaklanjuti atau tidak, atau perlu penyempurnaan dalam rapat tim kecil.
Maka dari itu, agar lebih efektif sebaiknya setiap poin keputusan disertai dengan action items, mulai dari siapa yang bertanggung jawab atau pengembangan ide atau project, apa yang harus dilakukan dan batas waktu yang dibutuhkan.
Jangan lupa kirim ringkasan hasil rapat kepada semua peserta, dan minta umpan balik peserta terkait apa yang berjalan baik, apa yang kurang, apakah ada ide perbaikan dan lainnya, agar rapat selanjutnya bisa semakin efisien.
Manfaat Fokus ke Ide Daripada Catatan
Rapat bukan hanya sekedar bertemu dan bertukar ide, tapi juga sebagai bagian dari strategi untuk meningkatkan produktivitas. Dengan mengadopsi cara-cara di atas, ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh, diantaranya:
Waktu rapat bisa lebih singkat, karena tidak terganggu oleh detail mencatat.
- Peserta lebih bebas berpikir kreatif, menyumbangkan ide tanpa takut kehilangan detail penting karena ada sistem yang mencatat ringkasan.
- Keputusan diambil lebih cepat dan jelas, tidak tergantung pada catatan yang mungkin tidak lengkap atau ambigu.
- Tingkat kehadiran dan keterlibatan naik, karena orang merasa rapat itu efektif, bukan beban administratif.
Intinya, produktivitas rapat butuh kombinasi antara persiapan matang, partisipasi aktif, teknologi yang mendukung, serta tindak lanjut yang jelas. Dengan cara ini, perusahaan bisa menghasilkan ide dan keputusan yang berdampak.
Untuk memudahkan Anda dalam pencatatan hasil rapat, dan membuat peserta rapat berfokus pada penyampaian ide, Lintasarta menghadirkan solusi Meeting AI, sebuah platform pencatat meeting berbasis AI yang sangat powerfull untuk rapat Anda.
Dengan dukungan multibahasa dan kemampuan analisis konteks, Meeting AI mempermudah pengguna dalam memahami hasil rapat tanpa harus meninjau ulang rekaman panjang, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim dalam berkolaborasi.
Dengan Meeting AI dari Lintasarta, perusahaan dapat mengurangi beban administratif, meningkatkan produktivitas rapat dan lebih fokus pada ide-ide kreatif serta keputusan strategis. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang Meeting AI, klik tautan ini.