Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, produktivitas tim jadi kunci utama untuk mempertahankan keunggulan. Ada banyak cara yang bisa dilakukan, salah satunya dengan melakukan otomatisasi tugas-tugas repetitif.
Anda juga bisa memanfaatkan perkembangan teknologi sebagai salah satu cara meningkatkan produktivitas, misalnya dengan memanfaatkan Artificial Intelligence (AI) untuk melakukan analisis data real-time, otomatisasi proses, dan lainnya.
Berikut cara strategis untuk meningkatkan produktivitas tim dengan memanfaatkan teknologi AI.
- Otomatisasi Tugas Rutin dan Administratif
Salah satu kemampuan luar biasa AI adalah, dalam menyelesaikan tugas-tugas repetitif yang memakan banyak waktu dan tenaga. Kelebihan lainnya, teknologi ini pun bisa bekerja konsisten dan mampu meminimalisir kesalahan.
Menurut studi McKinsey, karyawan menghabiskan hingga 30% waktu kerja untuk aktivitas administratif seperti input data, penjadwalan, atau pembuatan laporan. Dengan AI, proses ini bisa disederhanakan secara signifikan.
Contoh cara meningkatkan produktivitas dengan menerapkan teknologi AI:
- Robotic Process Automation (RPA): Tools RPA bisa dimanfaatkan untuk mengotomatisasi input data, kirim email otomatis, pemrosesan invoice dan tugas otomatis lainnya.
- AI-Powered Chatbots: Chatbots seperti TALITA by Lintasarta mampu menangani pertanyaan pelanggan 24/7, dan mampu mengurangi beban tim layanan pelanggan.
Baca juga: Cara Mengoptimalkan Customer Experience dengan Teknologi AI
Dengan memanfaatkan teknologi tersebut, karyawan bisa lebih fokus pada tugas strategis seperti pengembangan produk atau analisis pasar, dan mampu mengurangi human error dalam proses administratif.
- Optimalisasi Komunikasi dan Kolaborasi
Komunikasi yang tidak efektif sering jadi salah satu penyebab utama proyek tertunda atau miskomunikasi. Tidak hanya merugikan, masalah ini juga bisa menimbulkan banyak kerugian, terutama penurunan reputasi perusahaan.
Disinilah teknologi AI hadir membantu tim sebagai salah satu cara meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan kolaborasi antar divisi atau bahkan kolaborasi antara klien dengan perusahaan dalam kerja hybrid atau remote.
Contoh penerapan teknologi AI untuk optimalisasi komunikasi dan kolaborasi.
- Alat Kolaborasi Cerdas: Platform seperti Microsoft Teams atau Slack menggunakan AI untuk menyarankan jadwal rapat, menerjemahkan pesan multibahasa, atau meringkas diskusi.
- Voice Assistants: Google Assistant bisa mencatat notulen rapat secara otomatis dan mengonversi percakapan menjadi teks yang terstruktur.
Baca juga: Tidak Hanya Mudahkan Pelanggan, Teknologi AI Juga Bantu Internal Perusahaan
Penerapan teknologi tersebut dalam level perusahaan, bermanfaat untuk memangkas waktu rapat hingga 25% berkat agenda otomatis dan catatan real-time, dan memastikan informasi penting tidak ada yang terlewat.
- Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan Lebih Cepat
AI punya kemampuan dalam menganalisis data dalam jumlah besar (big data) dengan kecepatan dan akurasi yang tinggi. Hal seperti ini sangat sulit, atau bahkan tidak mungkin dilakukan manusia.
Kemampuan ini bisa dilakukan sebagai salah satu cara meningkatkan produktivitas, dan memungkinkan tim membuat keputusan strategis dengan menggunakan basis data yang akurat, bukan hanya sekedar spekulasi.
Contoh penerapan analisis data dengan menggunakan tools AI:
- Predictive Analytics: Tools seperti Tableau atau Power BI menggunakan AI untuk memprediksi tren penjualan, risiko proyek, atau perilaku pelanggan.
- Natural Language Processing (NLP): Platform seperti Monkey Learn bisa menganalisis sentimen pelanggan dari ulasan media sosial atau survei.
Cara ini dapat mengurangi waktu analisis data menjadi hitungan menit, membantu tim mengidentifikasi peluang pasar atau risiko operasional, dan menurut Forrester, cara ini juga bisa meningkatkan akurasi prediksi bisnis hingga 90%.
- Manajemen Proyek yang Lebih Efisien
Manajemen proyek tradisional seringkali mengandalkan spreadsheet manual atau pembaruan status yang tidak real-time. Selain memakan waktu dan rawan human error, cara ini juga tidak efektif dan data yang ditampilkan tidak up to date.
Disinilah AI hadir sebagai solusi dengan memperkenalkan sistem manajemen proyek berbasis algoritma, memastikan data bisa diperbaharui secara real-time, dengan data yang ditampilkan jauh lebih akurat.
Baca juga: Alasan Mengapa Anda Harus Integrasikan Bisnis dengan Teknologi AI
Contoh kasus penerapan teknologi AI untuk kategori ini adalah:
- AI-Powered Project Management Tools: Aplikasi berbasis AI bisa digunakan untuk membantu memprioritaskan tugas, mengestimasi deadline, atau mendeteksi bottleneck dalam alur kerja.
- Resource Allocation: Tools yang sudah diintegrasikan dengan teknologi AI bisa membantu mengoptimalkan penugasan tim berdasarkan keahlian dan beban kerja yang harus ditanggung.
Cara ini bermanfaat untuk mengurangi risiko keterlambatan proyek hingga 35% melalui prediksi risiko dan rekomendasi penyesuaian, dan meningkatkan transparansi progres proyek bagi seluruh anggota tim.
- Pengembangan Karyawan yang Dipersonalisasi
Keterampilan tim yang terus berkembang tidak hanya sekedar sebagai cara meningkatkan produktivitas perusahaan, tapi juga sebagai investasi jangka panjang untuk memastikan perusahaan terus relevan dengan kondisi terbaru.
Disinilah AI hadir dengan kemampuan untuk memberi pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan individu, mulai kemampuan manajemen, tehnik, atau simulasi teknik marketing, sehingga pembelajaran bisa bekerja lebih efektif.
Baca juga: Mengenal IT Outsourcing dan Berbagai Manfaatnya Bagi Perusahaan
Contoh penerapan AI untuk pengembangan karyawan adalah:
- AI-Driven Learning Platforms: Platform learning yang memanfaatkan kecerdasan buatan untuk meningkatkan pengalaman belajar. Pada akhirnya mengarah pada pelatihan yang lebih menarik dan efektif.
- Virtual Coaches: Tools khusus yang menyediakan simulasi interaktif dan umpan balik instan untuk meningkatkan keterampilan teknis.
Dengan cara ini pelatihan akan lebih efektif untuk meningkatkan retensi pengetahuan hingga 60% dibandingkan pelatihan konvensional, dan mempercepat onboarding karyawan baru dengan modul adaptif.
Nah itu dia beberapa cara meningkatkan produktivitas tim dengan menggunakan teknologi AI. Untuk Anda yang tertarik ingin segera mengimplementasikan teknologi terbaru ke dalam sistem bisnis Anda.
Untuk informasi lebih lanjut tentang AI in a Box dan produk layanan powerfull lainnya dari Lintasarta, Anda bisa klik tautan berikut ini.