Overview | Oportunity | Solution | Outcome

Overview

Bagi perusahaan jasa transportasi barang, sistem on line sudah menjadi kebutuhan mutlak (conditio sine qua non), baik karena kompetisi yang semakin ketat antar perusahaan sejenis maupun karena pentingnya memberi layanan maksimal kepada pelanggan.  Selain itu dengan tidak on line-nya perusahaan jasa transportasi barang, mengakibatkan proses pengiriman barang menjadi lambat karena proses administrasinya. Hal tersebut mengakibatkan pelanggan tidak mendapatkan kepastian kapan akan menerima barang kiriman tersebut, karena pelanggan tidak dapat memonitor perjalanan barang kirimannya. Sehingga untuk mengetahui keberadaan barang kiriman harus dilakukan koordinasi antar kota bahkan antar Negara yang mengakibatkan biaya komunikasi menjadi lebih mahal, dan pelanggan yang bersangkutan tidak dapat memonitor

Opportunity

klik untuk memperbesar gambar Apa yang menentukan kecepatan pengiriman dokumen atau barang khususnya lintas negara bahkan lintas benua. Kecepatan pesawat terbang pengangkutnya? Armada pengiriman di darat yang bisa menembus kemacetan? Ternyata bukan hanya itu. Kecepatan pengiriman sangat ditentukan oleh sistem komunikasi data dan jaringan komputer mereka. Memang benar, armada angkutan yang andal akan sangat mempengaruhi kecepatan pengiriman barang. Tetapi tanpa sistem informasi yang andal, kecepatan kerja mesin canggih itu bisa terhambat oleh sejumlah persoalan yang boleh dikatakan remeh. “Tanpa sistem informasi yang baik, kita tidak bisa segera tahu kalau akan ada kiriman barang dari Amerika, misalnya saja ke Bekasi. Dalam kondisi seperti itu, setelah barang tiba di pelabuhan atau bandara, kita baru bisa mengontak calon penerima untuk menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk clearance di kantor Bea dan Cukai,” kata Senior Manager Information & Telecommunication Development, perusahaan yang menjadi pemegang lisensi International Forwarding untuk Indonesia. Dengan cara seperti itu, lanjutnya, akan diperlukan waktu tambahan untuk pengurusan kepabeanan. Padahal kalau perusahaan logistik sudah mempunyai satu sistem informasi dan komunikasi data secara on line, hambatan seperti itu tidak perlu terjadi. Hal senada diungkapkan oleh Information Service Manager perusahaan pemegang lisensi International forwarding lainnya di Indonesia

Solution

Kedua orang tersebut mengakui bahwa bagi perusahaan transportasi, apalagi dengan cakupan layanan global, cara kerja off line memang sudah tidak memadai untuk memberikan layanan yang maksimal kepada pelanggan. Karena itu seperti berlomba mereka membangun sistem informasi secara on line di kantor-kantor mereka yang tersebar di berbagai kota di Indonesia, dan menghubungkannya dengan jaringan komputer mitra international mereka.  “Kami memanfaatkan teknologi informasi untuk empat kepentingan pokok, yaitu untuk mengurusi pergerakan barang, untuk layanan konsumen, untuk hal-hal terkait dengan penagihan dan keuangan, dan untuk hal-hal yang terkait dengan commercial dan sales,” kata Information Service Manager. Dia menjelaskan bahwa setiap pergerakan barang selalu diikuti dengan data dan informasi. Begitu ada telepon dari pelanggan bahwa akan ada barang yang akan dikirimkan, data sudah mulai tercatat di sistem komputer perusahaan itu. Data tersebut terus diperbarui di setiap titik pengiriman, mulai dari pengambilan barang, pengiriman ke bandara, pemuatan di pesawat, sampai proses pengurusan kepabeanan di negara tujuan. “Bahkan begitu paket diambil oleh kurir kami, hasil scan barang tadi sudah langsung terkirim ke alamat, sehingga kantor kami di tempat tujuan sudah bisa mulai mengurus dokumentasi kepabeanan. Maka begitu pesawat tiba, barang bisa langsung diambil dan diantarkan ke alamat yang dituju,” katanya. Dengan sistem seperti itu, kata Senior Manager Information & Telecommunication Development, perusahaan juga bisa lebih mudah dalam melakukan pelacakan manakala terjadi kehilangan barang, misalnya.  Istimewanya lagi, kedua perusahaan ini memberikan layanan track and tracing untuk para pelanggannya. Dengan layanan itu baik pengirim maupun calon penerima barang bisa memonitor sampai di mana barang yang tengah dikirimkan. Mereka bisa memonitor perjalanan kiriman melalui internet dengan mencari kode atau nomor kiriman. “Di salah satu perusahaan forwarding baik pengirim maupun calon penerima bisa mengirimkan email dengan menyebut kode barang, dan mesin kami akan secara otomatis mengirimkan jawaban dalam waktu satu atau dua menit,” Information Service Manager menambahkan. Untuk membangun sistem online, kedua perusahaan itu menggunakan layanan komunikasi data yang disediakan oleh Aplikanusa Lintasarta “Sebelumnya kami memakai layanan perusahaan lain, tetapi kemudian kami memakai layanan Lintasarta. Sebab, berdasarkan pengalaman saya ketika bekerja di perusahaan minyak, layanan Lintasarta bisa diandalkan,” katanya. ITD Technical Support Manager salah satu perusahaan ini juga mengapresiasi layanan Lintasarta. Dia mengatakan bahwa Lintasarta selalu siap untuk melayani kebutuhan pelanggan selama 24 jam. Keduanya mengaku, Lintasarta menyediakan orang khusus untuk para pelanggannya. “Kami punya nomor telepon dan nomor HP petugas yang memang dikhususkan untuk kami,” kata salah satu Manager tersebut. Yang tak kalah menariknya adalah bahwa dalam melakukan perawatan rutin, Lintasarta selalu mengambil waktu malam hari, di luar jam kerja. “Maintenance  tidak pernah dilakukan sebelum jam 11 malam,” kata ITD Technical Support Manager. Biasanya mereka memberitahu sebelumnya, bahwa akan dilakukan proses perawatan selama dua jam. “Tapi pada praktiknya mereka hanya perlu waktu setengah jam atau satu jam. Mereka minta waktu dua jam hanya untuk mengantisipasi kasus yang buruk,” katanya lagi.

Outcome

Sebelum on line Sesudah on line Proses administrasi pengiriman barang lambat Proses administrasi cepat sehingga pengiriman juga lebih cepat Biaya komunikasi lebih mahal Biaya komunikasi bisa ditekan Pelanggan tidak bisa memonitor perjalanan  kiriman Pelanggan bisa ikut memonitor perjalanan  kiriman Pelanggan tidak memiliki kepastian Pelanggan memiliki kepastian sehingga lebih  tenang