Overview | Oportunity | Solution | Outcome

Overview

Perusahaan distributor kini tidak lagi bisa hanya mengandalkan luasnya jaringan distribusi dan armada yang kuat. Tanpa sistem teknologi informasi yang memadai, pelanggan bisa pergi. Hal tersebut dapat terjadi karena kemungkinan human error yang terjadi sangat besar, dalam pengiriman barang sampai ke agen-agennya. Selain pengiriman barang yang lama, proses pengiriman dan konsolidasi data juga menjadi sangat lambat karena dilakukan secara manual dan ketepatan serta keakuratan data menjadi sangat rendah, sehingga mengakibatkan keputusan bisnis yang diambil menjadi tidak tepat. Karena hal yang disebutkan diatas, maka principal menjadi sulit dalam memonitor arus distribusi barang yang kadang mengakibatkan terjadinya kerugian.

Opportunity

klik untuk memperbesar gambar Untuk memenangi persaingan ketat dalam usaha distribusi produk konsumsi, distributor dituntut mempunyai jaringan seluas-luasnya, dengan infrastruktur yang seefisien mungkin. Jaringan luas akan menjamin penyebaran produk sampai ke pelosok. Sementara, armada dan penggudangan yang handal akan menjamin kecepatan pengiriman barang ke konsumen akhir, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan barang tertentu yang dibutuhkan konsumen di gerai atau kios ritel. Apabila terjadi kekosongan, pelanggan bisa beralih ke produk lain, dan ia bisa beralih ke produk lain itu selamanya. Mungkin pertama kali pelanggan hanya mencoba produk lain karena produk yang biasa dibelinya tidak ada. Namun bila produk baru yang dicobanya mempunyai keunggulan, pelanggan bisa saja beralih selamanya. Yang rugi bukan hanya principal (produsen yang menitipkan barang), tetapi juga distributor. Bagi perusahaan distributor, itu tidak boleh terjadi. Selain harus handal dalam manajeman transportasi dan penggudangan, terlebih lagi perusahaan distributor harus handal dalam manajemen informasi. Manajer atau direktur operasi harus mempunyai informasi yang selalu up to date untuk bisa mengatur arus barang secara efisien dari gudang produsen sampai ke tangan pengecer atau ritel. Salah satu perusahaan Distributor Internasional yang bergerak di sektor produk konsumsi. Ketika perusahaan ini belum meng-online-kan sistem komputernya, proses konsolidasi data dari daerah ke kantor pusat perlu sekitar dua hari. Jadi baru dua hari kemudian keputusan bisa diambil atas data yang diperoleh kantor pusat. Namun dengan sistem online, data dari 30 kantor cabang di seluruh Indonesia langsung bisa di-input di tiap-tiap kantor cabang dan dimonitor tim manajemen operasi di kantor pusat. “Bahkan kini para principal bisa ikut memonitor data barang di gudang kami, di perjalanan dan di tangan pengecer. Bila terjadi kekosongan atau stok menipis di tempat tertentu, mereka bisa langsung mengirimkan barang,” kata IT Manager perusahaan tersebut. Sementara itu, perusahaan distributor lainnya yang bergerak di sektor produk obat-obat over the counter (OTC, tanpa resep), obat-obat ethical (obat resep) dan makanan suplemen. Menurut IT Manager perusahaan ini, yang meng-online-kan sistem komputernya sejak 1998. “Dulu konsolidasi data cabang ke kantor pusat dilakukan dengan media seperti tape atau disket. Bayangkan repotnya,” katanya. Padahal ada ratusan item produk yang ditangani. Untuk itu perlu satu sistem teknologi informasi yang cepat dan akurat. Setelah sistemnya online, perusahaan kini membuka akses kepada principal dengan membuka satu situs web khusus sehingga mereka juga bisa langsung memonitor volume barang yang ada di tangan distributor berikut penyebarannya. “Principal akan tahu di mana ada kekosongan produk,” katanya lagi.

Solution

Kedua perusahaan ini seperti berlomba mengelola sistem manajemen informasinya secara online karena sistem ini terbukti memacu efisiensi perusahaan. Keduanya mengelola datanya secara terpusat. Bedanya, perusahaan pertama langsung melakukan konsolidasi data secara otomatis, sementara perusahaan kedua masih mengkapling data-datanya berdasarkan 25 kantor cabang di seluruh Indonesia. Proses konsolidasi bisa dilakukan segera setiap kali diperlukan, tetapi dengan teknik on demand. Kedua perusahaan menggunakan layanan jasa PT Aplikanusa Lintasarta (Lintasarta), karena menurut IT Manager perusahaan pertama, Lintasarta memiliki pengalaman yang sudah terbukti di bidang ini. Perusahaan sendiri mulai meng-online-kan sistem komputer sejak tahun 2003. Sementara IT Manager perusahaan kedua mengatakan, “Waktu kami mulai, penyedia jasa komunikasi data hanya Lintasarta.” Perusahaan ini membangun sistem online sejak 1998, justru saat krisis melanda. Seperti terlihat dari gambar, dimana kantor pusat terhubng ke kantor cabang ataupun kantor wilayah dengan menggunakan Frame Relay ataupun VPN. Untuk lokasi-lokasi seperti service point yang biasanya lebih kecil dapat menggunakan Frame Relay dengan kecepatan dan Committed Information Rates (CIR) rendah atau menggunakan VPN. Sedangkan lokasi dealer dapat menggunakan dial up. Untuk lokasi yang tidak tercakup Wireline, WLL dan BWA dapat menggunakan satelit. Kedua manager IT mengaku puas atas layanan Lintasarta. “Saya senang sekali karena Lintasarta menyiapkan tenaga khusus untuk kami. Begitu ada masalah, kami langsung kontak orang yang bersangkutan, dan responnya sangat cepat,” ujar salah satunya. Jarang sekali terjadi down pada sistem mereka, dan sejauh ini Lintasarta memenuhi janji yang tertuang dalam Service Level Agreement (SLA) sebesar lebih dari 99 persen. Menyangkut inovasi produk, IT Manager perusahaan kedua mengatakan Lintasarta cukup sigap. Terbukti kini Lintasarta mulai membangun sendiri infrastrukturnya, termasuk layanan komunikasi data secara wireless. “Kami sudah mencoba layanan ini di Bali, karena baru pindah kantor.”

Outcome

Sebelum on line Sesudah on line Human Error mungkin terjadi Human Error rendah Proses pengiriman dan konsolidasi data sangat lambat, sehingga keputusan bisnis bisa tidak tepat Data sangat mutakhir dan terintegrasi sehingga keputusan bisnis bisa lebi tepat Principal sulit memonitor arus distribusi barang Principal bisa ikut memonitor data arus barang